La bascule

(English version: The new financial year)

Il arrive que nous avons besoin de passer des commandes en décembre ou en janvier. Mais en France c’est souvent impossible.

Notre vitesse de progrès repose sur notre capacité à approvisionner de nouvelles expériences imprévues et donc sur la réactivité de notre système d’achats. Même dans les meilleurs moments, passer une commande au CNRS (et sans doute à l’INSERM) ou dans un service d’université relève d’un parcours d’obstacles. Mais, bien pire, si par malheur vous avez besoin de passer une commande au mois de décembre, tant pis ! Vous serez au chômage technique, peut être jusqu’en février, pendant que les britanniques, les américains et les allemands prennent tranquillement l’avance.

C’est la faute au changement d’exercice. A la fin de chaque année il faut faire le bilan. Ceci nécessite d’une part la concentration totale de tous les services financiers (de laboratoires et centraux) et d’autre part qu’il n’y ait pas de mouvement pendant ce calcul. Donc on nous interdit de commander. Ensuite, dans la nouvelle année, il faut en moyenne attendre plusieurs semaines avant d’obtenir le droit de commander normalement. Soit un blocage qui peut atteindre deux mois. Il existe également un effet de «pénombre» autour de la fermeture des comptes – la course en novembre pour tenter de prévoir deux mois d’expériences et, en février, le déluge de commandes frustrées. En plus du chômage technique des chercheurs, on peut constater que cette période génère un pic d’activité et de stress totalement incapacitant pour les services de gestion et financiers.

Sur le fond il n’y a aucune raison que le travail ne puisse pas continuer normalement pendant toute cette période. La grande majorité (environ 75%) de notre financement provient de contrats pluri-annuels et, même si la subvention d’état est annuelle, il devrait être possible de la prévoir au moins partiellement. L’argent est donc là. Le problème vient alors de la combinaison de règles comptables mal pensées, de systèmes d’information inefficaces, et surtout d’un profond mépris des besoins des chercheurs.

J’ai demandé à mes connaissances comptables dans le privé comment se faisait leur bascule d’exercice: «Je l’ai faite mardi et mercredi.», «Les commandes passent déjà sur 2011» (en décembre 2010). Cette bascule bloquante dont la fonction publique détient le secret n’est donc pas une fatalité.

La solution à ce problème est simple et n’est pas du tout orignal, puisque tout le reste du monde l’applique déjà:

– ouvrir les comptes de l’année N+1 d’abord
– fermer ensuite les comptes de l’année N
– se doter de systèmes réglementaires et informatiques le permettant

L’inversion de la fermeture et de l’ouverture des exercices éviterait toute période sans commandes, permettant aux chercheurs de continuer leur travail sans interruption. L’absence d’interruption lèverait toute pression sur les gestionnaires et comptables, qui pourraient donc faire tranquillement leurs comptes.

Il est à noter qu’un système informatique performant ne veut pas dire cher : ni le CNRS avec SAP ni l’INSERM avec Oracle n’ont pu régler ce problème. Il faut simplement que le système soit pensé à l’avance (ou suffisamment évolutif) pour faciliter le travail de la recherche.

The new financial year

We sometimes need to place orders in December or January. But in France this is often impossible.

Rapid progress in research depends upon the ability to provide quickly for new experiments. This requires an efficient purchasing system. Even at the best of times, ordering procedures in the CNRS (and no doubt in INSERM) or in universities can feel like an obstacle course. Much worse happens though should you wish to order in December. You can’t, and may have to wait until February while your international competitors steam ahead.

It’s the fault of the new financial year. Closing the accounts for one year and setting up those of the next appears to demand the total concentration of both proximity and central financial staff and must occur in the absence of any financial movements. We are therefore forbidden from placing any orders for a period that can last for several weeks. This blockade also creates a ‘penumbra’, where we try in November to plan two months experiments and then in February there is a flood of frustrated orders. In addition to the enforced inactivity of researchers, the whole exercise is enormously stressful for all of the financial services.

There is no fundamental reason for purchasing and research not to continue normally during this period. Most of our funding (about 75%) is in the form of multi-year grants, while the remaining recurrent funding, which is decided annually, could be specified before the end of the year. The money is there. The problem would then appear to result from a combination of badly planned procedures, inefficient computing systems and a total disregard for the needs of research.

I asked accountant friends who work in large private firms how they managed the switchover of financial year: ‘I did it on Tuesday and Wednesday’, ‘Orders are being placed for 2011’ (in December 2010). The blocking switchover of the French civil service is therefore perfectly avoidable.

The solution to this problem is simple and completely unoriginal (since everybody else already does it):

– open the accounts for next year first
– then close the accounts for this year
– sort out procedures and computing resources to allow this

Inverting opening and closing of the financial years would avoid an interruption of purchasing. And the absence of an interruption would lift the pressure on the financial services, allowing them to count their beans in peace.

I note in passing that an appropriate accounting system does not equate to one that is expensive: neither the CNRS with SAP nor INSERM with Oracle has solved this problem. What is required is a system that has been correctly planned (or is sufficiently adaptable) to facilitate continuous research activity.

Merci à : Marion et Delphine.

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